VW 1 – Übungsblatt 3

Zusammenfassung

Dieses Excel-Toolpraktikum konzentriert sich auf die Visualisierung von Unternehmensdaten und Budgetplanungen in Microsoft Excel. Es deckt die grafische Aufbereitung von Daten mittels bedingter Formatierung (Datenbalken), die Erstellung von Donut-Diagrammen (Kreisdiagramm Typ "Ring") zur Budgetauslastung sowie die Erstellung und Anpassung von Säulendiagrammen (Mengen- und Umsatzdarstellungen) ab. Ein wichtiger technischer Aspekt ist das Verschieben von Diagrammen in eigene Tabellenblätter und das Tauschen von Zeilen und Spalten zur Erstellung gestapelter Quartalsumsatzdiagramme.

Schlüsselbegriffe

Bedingte Formatierung

Eine Excel-Funktion, die Zellen basierend auf ihrem Inhalt oder einer bestimmten Bedingung automatisch formatiert (z. B. mit Datenbalken oder Farbskalen).

Ringdiagramm (Donut-Diagramm)

Eine Variante des Kreisdiagramms mit einer kreisförmigen Öffnung in der Mitte, das sich besonders zur Darstellung von Prozentwerten (z. B. Budgetauslastung) eignet.

Punktfarbunterscheidung

Eine Diagrammeinstellung in Excel, die jeder Säule in einer Datenreihe automatisch eine andere Farbe zuweist, um sie optisch leichter unterscheidbar zu machen.

Zeile / Spalte tauschen

Eine Excel-Funktion zur Achsenmanipulation in Diagrammen, bei der die Kategorien der X-Achse mit den Datenreihen der Legende vertauscht werden.

Gestapeltes Diagramm

Ein Diagrammtyp, bei dem die einzelnen Datenwerte einer Kategorie übereinandergestapelt werden, um sowohl die Einzelanteile als auch den Gesamtwert darzustellen.

Kernkonzepte

1. Aufgabe 7 – Studentenbudgetplanung

Ziel ist die Visualisierung eines monatlichen Budgets (Einnahmen und Ausgaben):

Bedingte Formatierung:
- Anwendung: Auswählen der Einnahmen- und Ausgabenbeträge $\to$ Registerkarte Start $\to$ Bedingte Formatierung $\to$ Datenbalken.
- Effekt: Zellen werden mit einem farbigen Balken hinterlegt, dessen Länge proportional zum Wert in der Zelle ist (grüne Balken für Einnahmen, rote Balken für Ausgaben).
Budgetauslastung (Ringdiagramm):
- Berechnung der Auslastung: =Summe_Ausgaben / Summe_Einnahmen (in Prozent formatiert).
- Erstellung: Markieren der Zellen F23 (Summe Ausgaben) und F25 (Sparbetrag bzw. Restbudget) $\to$ Einfügen $\to$ Kreisdiagramm $\to$ Ring.
- Einstellung: Datenbeschriftung hinzufügen, um die Auslastung in Prozent im Zentrum darzustellen (z. B. $80%$).

2. Aufgabe 8 – Visualisierung der Absatzliste

Erstellung eines Säulendiagramms zur Darstellung der Absatzmengen der Produktgruppen:

Diagrammtyp: Gruppierte Säulen.
Datenbasis: Tabelle der Produktgruppen mit den jeweiligen Absätzen (z. B. PC-Komponenten: 1282 Stück, Komplett-PC: 15 Stück, etc.).
Eigenschaften:
- Titel: „Menge Artikel pro Gruppe“.
- Säulenfarbe: Aktivierung von „Punktfarbunterscheidung“ in den Formatierungsoptionen der Datenreihe, damit jede Produktgruppe eine eindeutige Farbe erhält.

3. Aufgabe 9 – Gewinn- und Verlustrechnung (Umsatz & Absatz Komplett-PC)

Detaillierte Analyse und Visualisierung der Produktgruppe "Komplett-PC" über vier Quartale:

Absatzdiagramm der Produktgruppe (9.1):
- Typ: Gruppierte Säulen mit „Punktfarbunterscheidung“.
- Titel: „Absatz der Produktgruppe Komplett-PC“.
- Verschieben: Rechtsklick auf das Diagramm $\to$ Diagramm verschieben $\to$ In ein neues Tabellenblatt unter dem Namen 9.1 - Absatzdiagramm.
Umsatzdiagramm der Produktgruppe (direkt unter der Tabelle):
- Typ: Gruppierte Säulen mit „Punktfarbunterscheidung“.
- Titel: „Umsatz der Produktgruppe Komplett-PC“.
- Platzierung: Das Diagramm wird direkt unter der Datentabelle eingebettet.
Quartalsumsätze in gestapelter Form (9.2):
- Typ: Gestapelte Säulen (oder gestapelte Balken).
- Ziel: Die Umsätze sollen quartalsweise (Quartal 1 bis 4 auf der Y-Achse) dargestellt werden, wobei die einzelnen PC-Modelle farbig im Balken gestapelt sind.
- Technischer Kniff: Nach dem Einfügen der Standardgrafik muss die Funktion „Zeile / Spalte tauschen“ (unter Entwurf $\to$ Daten) angewendet werden, um die PC-Modelle auf die Segmente der Quartalsbalken zu verteilen.
- Verschieben: In ein neues Tabellenblatt unter dem Namen 9.2 - Quartalsumsätze.

Lernkarten

Frage

Welchen Vorteil bietet ein Ringdiagramm (Donut-Diagramm) gegenüber einem normalen Kreisdiagramm?

Antwort

Ein Ringdiagramm benötigt weniger visuelle Fläche und bietet im freien Zentrum Platz für wichtige Kennzahlen (z. B. die Angabe der prozentualen Budgetauslastung von 80%).

Frage

Wo findet man in Excel die Option zur "Punktfarbunterscheidung"?

Antwort

Unter "Datenreihen formatieren" (Fülloptionen / Füllung) kann das Kontrollkästchen "Punktfarbunterscheidung" aktiviert werden, sofern nur eine einzige Datenreihe im Diagramm vorhanden ist.

Frage

Wann ist die Funktion "Zeile/Spalte tauschen" beim Erstellen von Diagrammen notwendig?

Antwort

Wenn Excel die Achsenzuordnung automatisch falsch vornimmt, also z. B. die Produkte auf der X-Achse anzeigt, man aber die zeitliche Entwicklung (Quartale) auf der X-Achse und die Produkte in der Legende darstellen möchte.

Frage

Was bewirkt die bedingte Formatierung mit Datenbalken in einer Tabelle?

Antwort

Sie zeichnet direkt in den Tabellenzellen farbige Balken ein, deren Länge dem relativen Wert der Zelle im Vergleich zum Rest des Datenbereichs entspricht. Dies ermöglicht einen schnellen visuellen Vergleich ohne Diagramm.

Frage

Wie verschiebt man ein Diagramm in Excel auf ein komplett neues, eigenes Tabellenblatt?

Antwort

Diagramm auswählen -> Registerkarte "Diagrammentwurf" -> "Diagramm verschieben" -> Option "Neues Blatt" wählen und den gewünschten Namen eintragen.

Übungsfragen

Welches Diagramm eignet sich am besten, um den prozentualen Anteil der Ausgaben an den Gesamteinnahmen (Budgetauslastung) darzustellen?

Was passiert, wenn Sie bei einem Diagramm der Quartalsumsätze mehrerer Produkte "Zeile / Spalte tauschen" anklicken?

Welche Bedingung muss für die Nutzung der Option "Punktfarbunterscheidung" in Excel erfüllt sein?