BWL 1 – Excel

Zusammenfassung

Diese Vorlesung führt in die Grundlagen der Tabellenkalkulation mit MS Excel ein, einem integralen Bestandteil der Unternehmenssoftware. Sie behandelt den grundlegenden Aufbau von Excel-Arbeitsblättern mit Zellen, Zeilen und Spalten sowie die Organisation von Daten in Tabellenblättern. Ein Schwerpunkt liegt auf der korrekten Dateneingabe, der Anwendung von Formeln und Funktionen sowie dem Verständnis verschiedener Zellbezugsarten (relativ, absolut, gemischt). Abschließend werden spezielle Funktionen wie WENN, SVERWEIS, WVERWEIS und SUMMEWENN detailliert erläutert, die für bedingte Berechnungen und Datenabfragen unerlässlich sind.

Schlüsselbegriffe

Kernkonzepte

Grundlegender Aufbau von Excel

MS Excel ist ähnlich aufgebaut wie andere MS Office Produkte. Es ist in Zellen organisiert, deren Bezeichnung sich aus der Kombination von Zeilen und Spalten ergibt.

• Spalten: Sind vertikal angeordnet und werden durch Buchstaben (A, B, C...) bezeichnet.
• Zeilen: Sind horizontal angeordnet und werden durch Nummern (1, 2, 3...) nummeriert.
• Zellen: Eine Zelle ist die Kreuzung einer Spalte und einer Zeile. Sie wird benannt nach Spalte (Buchstabe) und Zeile (Nummer), z.B. A1 oder C6.

Tabellenblätter

Eine Excel-Datei wird als Arbeitsmappe bezeichnet und kann aus mehreren Tabellenblättern bestehen (z.B. Tabelle1, Tabelle2, Tabelle3). Diese Tabellenblätter können untereinander referenzieren, was komplexe Berechnungen über mehrere Blätter hinweg ermöglicht.

Beispiel für eine Referenz über Tabellenblätter hinweg: =A1+Tabelle2!A1 Diese Formel addiert den Wert aus Zelle A1 des aktuellen Tabellenblatts mit dem Wert aus Zelle A1 des Tabellenblatts 'Tabelle2'.

Programmaufbau und Layout

Die Excel-Oberfläche ist in einem Menüband (Ribbon) organisiert, das verschiedene Registerkarten (Datei, Start, Einfügen, Seitenlayout, Formeln, Daten, Überprüfen, Ansicht, Entwicklertools) enthält. Jede Registerkarte gruppiert verwandte Funktionen.

Wichtige Bereiche der Registerkarte 'Start' für Layout und Organisation:

• Zwischenablage: Für Ausschneiden, Kopieren, Einfügen.
• Schriftart: Zum Formatieren von Text (Schriftart, -größe, -farbe, Fett, Kursiv, Unterstrichen).
• Ausrichtung: Steuert die Textausrichtung in Zellen (links, zentriert, rechts, oben, mittig, unten), Textumbruch und das Verbinden/Zentrieren von Zellen.
• Zahl: Definiert das Zahlenformat (Standard, Währung, Prozent, Tausender-Trennzeichen, Dezimalstellen hinzufügen/entfernen).
• Formatvorlagen: Vordefinierte Zellformatierungen.
• Zellen: Einfügen, Löschen und Formatieren von Zellen, Zeilen und Spalten.
• Sortieren und Filtern: Daten sortieren, filtern und suchen.

Dateneingabe

Es gibt vier Arten von Daten, die in Excel eingegeben werden können:

1. Zahlen
2. Text
3. Formeln
4. Boolesche Werte (WAHR oder FALSCH)

Arten der Dateneingabe:

1. Direkt in die Zelle: Daten werden direkt in die ausgewählte Zelle eingegeben.
2. In die Formelzeile: Daten oder Formeln werden in der Formelzeile oberhalb des Arbeitsblatts eingegeben.

Korrekte Art, Formeln zu schreiben: Um Daten ändern zu können, ohne die Formeln selbst anzupassen, verwendet man Zellbezüge. Anstatt beispielsweise =10*17 zu schreiben, sollte man '=C3*C4' verwenden, wenn die Werte 10 und 17 in den Zellen C3 und C4 stehen. Dies ermöglicht eine dynamische Anpassung der Berechnung bei Wertänderungen.

Zellbezüge: Relativ, Absolut, Gemischt

1. Relativer Bezug:

• Standardverhalten in Excel.
• Beim Kopieren einer Formel passen sich sowohl der Spaltenbuchstabe als auch die Zeilennummer relativ zur neuen Position an.
• Beispiel: Steht in D2 die Formel =B2*C2 und wird diese nach D3 kopiert, ändert sie sich automatisch zu =B3*C3.
• Ursprungsformel: A1
• Nach dem Kopieren (z.B. von C1 nach C3): C3

2. Absoluter Bezug:

• Wird verwendet, wenn ein Zellbezug beim Kopieren einer Formel fix bleiben soll.
• Dafür wird das Dollarzeichen ($) vor dem Spaltenbuchstaben und/oder der Zeilennummer verwendet.
• Beispiel: Steht in C1 die Formel =$A$1*B1 und wird diese nach C2 kopiert, bleibt $A$1 unverändert, während B1 zu B2 wird (relative Anpassung). Die Formel in C2 lautet dann =$A$1*B2.
• Ursprungsformel: $A$1
• Nach dem Kopieren: $A$1 (bleibt gleich)

3. Gemischter Bezug:

• Hier wird entweder nur die Spalte oder nur die Zeile fixiert.
  • A$1: Die Zeile (1) ist absolut, die Spalte (A) ist relativ. Beim Kopieren nach C2 würde dies zu C$1 werden.
  • $A1: Die Spalte (A) ist absolut, die Zeile (1) ist relativ. Beim Kopieren nach C3 würde dies zu $A3 werden.

Formeln und Funktionen

Formeln/Funktionen sind ein weiterer Grundbaustein von Tabellenkalkulationsprogrammen.

• Excel bietet eine Vielzahl von eingebauten Funktionen, die innerhalb von Formeln verwendet werden können.
• Diese sind in Kategorien eingeteilt: Finanzen, Datum und Uhrzeit, Mathematik und Trigonometrie, Statistik, Nachschlagen & Referenz, Datenbank, Text, Logik, Information und Technik.
• Jede Funktion hat einen Namen, gefolgt von einem oder mehreren Parametern, die in runden Klammern eingegeben werden. Die Parameter sind die Eingabedaten für die Funktion.
• Das Ergebnis der Funktion wird an der Position der Funktion innerhalb der Formel platziert.
• Wichtig: Parameter werden in englischen Excel-Versionen durch ein Komma (,) und in deutschen Versionen durch ein Semikolon (;) getrennt.

Beispiele für Funktionen:

• =Mittelwert(F4; D4; E4): Berechnet den Durchschnitt der Werte in den Zellen F4, D4 und E4.
• =Max(D2;D3;D4): Findet den größten Wert unter D2, D3 und D4.
• =Summe(D2;D3;D4;D5;D6;D7): Addiert die Werte im Bereich von D2 bis D7.

Ranges/Bereiche

Ein Range (Bereich) ist eine Gruppe oder ein Block von Zellen in einem Arbeitsblatt, die ausgewählt oder hervorgehoben wurden.

• Bereiche werden durch die Zellbezüge der oberen linken und unteren rechten Ecke des Bereichs identifiziert.
• Diese beiden Referenzen werden durch einen Doppelpunkt (:) getrennt, der Excel anweist, alle Zellen zwischen diesem Start- und Endpunkt einzuschließen.
• Beispiel für einen Bereich: D1:D6 (umfasst die Zellen D1, D2, D3, D4, D5, D6).
• Viele Funktionen verwenden Bereiche als Parameter, z.B. =Summe(D1:E7) oder =NBW(E5; F5:F10).

Spezielle Funktionen: WENN-Dann-Sonst

Die WENN-Funktion ermöglicht es, basierend auf einer Bedingung, unterschiedliche Aktionen auszuführen.

• Allgemeine Form: WENN(logischer Ausdruck; Dann_Wert; Sonst_Wert)
• Funktionsweise: Nur wenn der logische Ausdruck WAHR ist, wird der Dann_Wert verwendet; ansonsten der Sonst_Wert (wenn gesetzt) oder nichts.
• Beispiel: WENN(C2<60; 'Durchgefallen'; 'Bestanden')
  • Wenn der Wert in C2 kleiner als 60 ist, wird 'Durchgefallen' angezeigt.
  • Andernfalls (wenn C2 größer oder gleich 60 ist), wird 'Bestanden' angezeigt.

Vergleichsoperatoren für den logischen Ausdruck:

• Gleich (=)
• Ungleich (<>)
• Kleiner als (<)
• Größer als (>)
• Kleiner als oder gleich (<=)
• Größer als oder gleich (>=)

Verschachtelte WENN-Funktionen: WENN-Funktionen können ineinander verschachtelt werden, um komplexere Bedingungen abzubilden. Beispiel: WENN(Alter<18; WENN(Alter>=12; 'Teenagerkonto'; 'kein Konto'); 'Kundenkonto')

• Wenn Alter < 18:
  • Wenn Alter >= 12: 'Teenagerkonto'
  • Sonst: 'kein Konto'
• Wenn Alter >= 18: 'Kundenkonto'

Spezielle Funktionen: Verweise (SVERWEIS und WVERWEIS)

Die Funktionen SVERWEIS und WVERWEIS ermöglichen die Suche nach Daten in einer Kalkulationstabelle.

• SVERWEIS: Steht für senkrechte Suche (vertical lookup).
• WVERWEIS: Steht für waagerechte Suche (horizontal lookup).

Allgemeine Form des SVERWEIS: SVERWEIS(Suchwert; Suchbereich; Spaltenindex; [wahr/falsch])

Parameter für SVERWEIS:

1. Suchwert: Der Wert, nach dem in der ersten Spalte des Suchbereichs gesucht werden soll.
2. Suchbereich (Matrix): Der Bereich von Zellen (z.B. A2:E14), der die Daten enthält, die durchsucht werden sollen. Der Suchbereich muss die Spalte enthalten, in der der Suchwert gesucht wird, und die Spalte, aus der das Ergebnis zurückgegeben werden soll.
3. Spaltenindex: Die Nummer der Spalte innerhalb des Suchbereichs, aus der das Ergebnis stammen soll (beginnt bei 1 für die erste Spalte im Suchbereich).
4. [wahr/falsch] (optional): Regelt die Genauigkeit der Suche.
   • WAHR (oder weggelassen): Sucht den ähnlichsten Wert (für sortierte Daten).
   • FALSCH: Sucht eine exakte Übereinstimmung. (Sehr oft die gewünschte Einstellung!)

Beispiel SVERWEIS: =SVERWEIS(5; B4:H16; 3; FALSCH)

• Suchwert: 5
• Suchbereich: B4:H16
• Spaltenindex: 3 (bedeutet die dritte Spalte des Bereichs B4:H16, also Spalte D)
• Genauigkeit: FALSCH (exakte Übereinstimmung)
• Diese Funktion durchsucht die erste Spalte des Bereichs B4:H16 (also B4:B16) nach dem Wert 5. Findet sie ihn, gibt sie den Wert aus der dritten Spalte (Spalte D) derselben Zeile zurück.

Beispiel WVERWEIS: =WVERWEIS('Looso'; C4:H16; 6; FALSCH)

• Suchwert: 'Looso'
• Suchbereich: C4:H16
• Zeilenindex: 6 (bedeutet die sechste Zeile des Bereichs C4:H16)
• Genauigkeit: FALSCH (exakte Übereinstimmung)
• Diese Funktion durchsucht die erste Zeile des Bereichs C4:H16 (also C4:H4) nach dem exakten Wert 'Looso'. Findet sie ihn, gibt sie den Wert aus der sechsten Zeile des Bereichs (in der gefundenen Spalte) zurück.

Spezielle Funktionen: SUMMEWENN / SUMMEWENN S

Die Funktion SUMMEWENN ermöglicht ein bedingtes Summieren von Werten.

• Funktionsweise: Im Suchbereich wird ein Suchkriterium geprüft. Ist diese Prüfung positiv, wird die entsprechende Zelle im Summe_Bereich addiert.
• Allgemeine Form: SUMMEWENN(Bereich; Suchkriterien; [Summe_Bereich])

Beispiel SUMMEWENN: =SUMMEWENN(C3:C9; 'blau'; D3:D9)

• Bereich: C3:C9 (Hier wird das Kriterium gesucht)
• Suchkriterien: 'blau' (Nur Zeilen, in denen in C3:C9 'blau' steht)
• Summe_Bereich: D3:D9 (Die Werte, die summiert werden sollen, wenn das Kriterium in der entsprechenden Zeile erfüllt ist)

In diesem Beispiel werden die Umsätze aus Spalte D addiert, aber nur für diejenigen Produkte, deren Produktfarbe in Spalte C 'blau' ist.

Lernkarten

Übungsfragen